درست کردن اسلاید پاورپوینت کار بسیار راحت و سریعی است؛ از طرفی، به راحتی میتوان آن را بروز رسانی کرده و برای بالا بردن میزان تاثیرگذاری آن، به آن تصاویر بصری جذاب افزود. با این حال، درست کردن اسلاید پاورپوینت اگر به درستی انجام نشود، میتواند به یک تجربه ی فاجعه انگیز تبدیل شود. نکته اصلی در موفقیت اسلایدهای پاورپوینت این است که در آن هوشمندانه از المان های بصری استفاده کنید؛ به گونه ای که از طرفی، تصاویر اقزوده شده جلوه ای خاص به اسلاید ارائه شما دهند و از طرفی دیگر، حواس شنونده و بیننده شما را از سخنان مهم شما به خود پرت نکنند. برای کسب بهترین نتایج از این ارائه های پاورپوینتی، از این 7 اشتباه مهلک و کشنده به شدت اجتناب کنید؛
1. افکت های انتقال (transition) اسلایدها و جلوه های صوتی

افکت های انتقال و جلوه های صوتی می توانند به کانون توجه تبدیل شوند که به نوبه خود میتواند مخاطب را از موضوع اصلی منحرف می کند. بدتر از آن، وقتی یک ارائه پاورپوینتی پر شده است از جلوه ی ویژه و افکت های انتقال، این امر باعث کند شدن سرعت بارگذاری آن بر روی صفحه شده که میتواند تاثیر بدی بر روی نگرش افراد نسبت به شما و شخصیت تان و احتمالا محتوایی که قصد ارائه آن را دارید، داشته باشد. این ترفندها و جلوه های ویژه به ندرت میتوانند پیامی را که شما قصد انتقال آن را دارید، منتقل کنند؛ مگر اینکه در یک کنفرانس علمی تخیلی حضور داشته باشید و متن خود را بدون استفاده از هر گونه هدایتگر لیزری دنبال کنید! این جلوه های ویژه و انیمیشنی به درد من و شما نمیخورد؛ آنها را برای فیلم سازان هالیوودی کنار بگذارید! بر روی پیام خود تمرکز کنید، نه این تکنولوژی ها .
2. کلیپ
استفاده از کلیپ های شخصی سازی شده یا شخصی میتواند تاثیر خیلی خوبی بر روی بینندگان شما داشته باشد؛ چه بسا یک ویدیوی کوتاه 1 دقیقه ای از کار استارتاپ شما بتواند خیلی راحت تر و سریع تر از چند اسلاید پاورپوینتی کارتان را برای افراد حاضر در جلسه توضیح دهد. اما این در شرایطی است که شما از کلیپ هایی که به اصطلاح به “کلیشه بصری” تبدیل شده اند، استفاده نکرده باشید. حواستان باشد که در اسلاید های پاورپوینتی خود از تصاویر بهینه و گویا استفاده کنید. درست است که تصویر میتواند برای افراد حاضر در جلسه ارائه جذاب باشد، اما حواستان باشد که زیاده روی نکنید؛ چرا که در آن صورت همان تصاویر گرافیکی که فکر میکردید میتوانند برگ برنده ی شما در ارائه باشند، ارائه ی شما را به یک فاجعه زنده تبدیل خواهد کرد.
3. تمپلیت های (الگو) ارائه
کلیشه تصویری دیگر! قالب ها شما را مجبور می کنند تا ایده های اصلی و بدیع خود را درون قالبی از پیش چیده شده قرار دهید. قالب ها معمولاً پیش زمینه هایی شلوغ به همراه ترکیبات رنگی بی روح و ضعیف دارند (ممکن است شما بتوانید تمپلیتی پیدا کنید که اینطور نباشد؛ پس در این صورت، از آن استفاده کنید). حواستان باشد که به طور کل در ارائه خود، در انجام هیچ کاری زیاده روی نکنید. به طور کلی، این نکته ی مهم و کلیدی در همه ی این اشتباهات مهلک است.
4. اسلایدهای پر شده از متن
اسلایدهای پاورپوینتی ارائه شده در ویدیو پروژکتور، وسیله ای مناسب برای ترسیم یک ایده به صورت گرافیکی یا ارائه یک مرور کلی از آن هستند. اسلایدها ابزاری ضعیف برای درج جزئیات و مطالعه هستند. از پاراگراف ها، نقل قول ها و حتی نوشتن جملات کامل (از نظر جمله بندی) خودداری کنید. در هر اسلاید نهایتا از پنج سطر متن و از کلمات و عبارات برای بیان نکات خود استفاده کنید. بدین ترتیب، مخاطب قادر خواهد بود نکات کلیدی ارائه شما را آسانتر هضم و در ذهن خود نگه دارد. از اسلایدهای خود به عنوان دفترچه یادداشت سخنگو استفاده نکنید؛ به سادگی یک طرح کلی از ارائه خود را در آن به مخاطبان نشان دهید.
5. پارادایم "من"
مجریان اغلب یک جدول یا تصویر گرافیکی را مستقیماً از ابزارهای چاپی موجود در شرکت خود اسکن کرده و آن را در اسلایدهای پاورپوینت خود درج می کنند. نتایج تقریباً همیشه نامطلوب است. چرا؟ با یک بار عکس گرفتن از آنها میتوان دلیل این امر را دریافت. این تصاویر از کیفیت بالایی برخوردار نبوده و برای نمایش بصری مؤثر بسیار کوچک هستند؛ از طرفی مورد قبلی را نقض میکنند. قرار نبود متن زیاد در اسلاید های خود قرار دهیم، مگه نه؟! شما باید محتوای خود را از نظر مخاطبانتان ارزیابی کنید نه از نظر خودتان؛ باید ببینید آنها دوست دارند چه چیزی را در ارائه شما ببینند نه اینکه خودتان چه چیزی را دوست دارید و همان را در اسلاید ها قرار دهید و در آخر، مطمئن شوید که تمام عناصر هر اسلاید خاص به اندازه کافی بزرگ هستند که به راحتی دیده شوند. اندازه عناصر اسلاید های شما، واقعاً مهم هستند.
6. خواندن
یک ارائه کلامی باید بر صحبت کردن و شنیدن تعاملی متمرکز باشد، نه خواندن توسط گوینده یا مخاطب. خواسته های زبان گفتاری و نوشتاری بسیار متفاوت است. زبان گفتاری کوتاه تر، رسمی تر و مستقیم تر است. خواندن متن یک ارائه را خراب می کند. نکته مرتبط باید برای مخاطب توضیح داده شود و نه برای آن خوانده شود. یکی از اهداف شما به عنوان مجری، جذب و جلب توجه مخاطبان خودتان است. اگر قبل از ارائه مطالب خود را در دفترچه هایی نوشته و میان آنها توزیع کنید، مخاطبان شما دیگر به جای اینکه به شما گوش دهند، جزوه هایتان را می خوانند. اغلب، یکی از بخش های یک ارائه موثر، ایجاد سوال در ذهن مخاطب برای جذب او است (حواستان باشد زیاده روی نکنید؛ منظور از “ایجاد سوال”، جذاب کردن لحن ارائه و مطالب است آن هم به گونه ای که هر اسلاید به بخشی از سوالات مخاطب جواب داده اما سوالات جدیدی را برای او ایجاد کند و بدین ترتیب برای پاسخ دادن به آنها، مطالب شما را با دقت گوش کند). اگر مخاطب بتواند آنچه را که می خواهید بگویید، بخواند دیگر جذابیتی باقی نخواهد ماند.
7. ایمان به تکنولوژی
شما هرگز نمی دانید چه موقع نقص فنی یا رابط های ناسازگار شما را وادار خواهند کرد تا ارائه خود را قطع کنید. همیشه یک نسخه پشتیبان از ارائه خود همراه داشته باشید. حتی اگر اتفاقی هم نیفتد، شما میتوانید با استفاده از آن تغییرات لحظه آخری خود را قبل از ارائه در آن اعمال کنید. در بدترین حالت، هیچ یک از سیستم ها کار نمی کنند و شما هیچ تصویری برای ارائه ندارید. اگر هنوز بر روی انتقال پیام خود به مخاطب تمرکز کنید، می توانید ارائه بسیار خوبی داشته باشید. اینجاست که تمرین سناریوهای مختلف میتواند به داد شما برسد. اصلا هول نشوید و فرصت خود را از دست ندهید. پلن B را به سرعت اجرایی کنید؛ انگار هیچ اتفاقی نیفتاده است. شما با این کار، توانایی خود در مدیریت بحران را نیز نشان میدهید.